Yapılan İşler

Yıldız Teknik Üniversitesi
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

 

Birimin Kuruluş Kanunu

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Yıldız Üniversitesi ile birlikte; 28.03.1983 tarihli 2809 sayılı “Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Hakkında 41 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulüne Dair Kanun” ve 07.10.1983 tarih ve 124 sayılı “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” hükümlerine dayanılarak kurulmuştur.

 

Yetki, Görev ve Sorumluluklar

Yıldız Teknik Üniversitesi lisans öğrencilerinin kayıt organizasyonu, ders kayıt organizasyonu, not, askerlik vb. öğrencilik işlemleri ile mezun durumuna gelen öğrencilerin tespiti; tüm programlardan mezun olan öğrencilerin diplomalarının hazırlanması, teslimi ve ilişik kesme işlemleri merkezi olarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca yapılmaktadır. Lisansüstü öğrencilerinin tüm öğrencilik işlemleri Enstitü Müdürlüklerince, ön lisans öğrencilerinin öğrencilik işlemleri Yüksekokul Müdürlüklerince yürütülmektedir.

 

Daire Başkanlığının Görev ve Sorumlulukları

• Kurum içi ve kurum dışında Daire Başkanlığını temsil etmek,
• Daire Başkanlığının Harcama Yetkilisi görevini yürütmek,
• Başkanlığa bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlamak ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek,
• Başkanlığa bağlı birimler tarafından ilgili mevzuat uyarınca yapılması gereken işleri kontrol etmek ve faaliyet raporlarını istemek,
• Daire Başkanlığına gelen evrakın ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak,
• Akademik takvim organizasyonunu yapmak,
• Eğitim-öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,
• Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanmasını sağlamak,
• Başkanlığın her türlü taşınır mal işlemlerini yaptırmak,
• Daire Başkanlığının stratejik planını, faaliyet raporlarını ve brifing dosyasını hazırlatmak ve üst yönetime sunmak,
• Daire Başkanlığının bütçesini hazırlatmak ve üst yönetimin onayına sunmak,
• Başkanlığın kanunlaşan bütçesinin uygulanmasını sağlamak,
• Başkanlığın mali yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yapılmasını sağlamak,
• Üst Yönetim ve Genel Sekreterlik tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,
• Kalite Yönetim Sistemi kapsamında gerekli çalışmaların organizasyonu ve takibini yapmak; iç denetimlerde ve dış denetimlerde denetçiye eşlik etmek ve istenilen bilgileri sunmak.

 

Bağlı Birimlerin Yetki, Görev ve Sorumlulukları

1. Öğrenci Not İşlemleri Birimi

• Bölüm öğretim planlarının otomasyon sistemine girilmesi ve kontrolü,
• Senato ile kabul edilen yeni lisans derslerinin sisteme girilmesi ve kontrolü,
• Öğrencilerin intibak işlemlerine ilişkin Fakülte Yönetim Kurulları kararı ile bildirilen intibak formlarındaki işlemlerin ilgili yönergeye uygunluğunun ve sınıf intibaklarının kontrol edilmesi,
• Öğrencilerin intibak çizelgelerinin eğitim planlarına uygunluğunun ve otomasyon sistemine girişlerinin kontrolü,
• Çift Anadal, Yan Dal, Mühendislik Tamamlama ve azami öğrenim sürelerini tamamlayan öğrencilerin durumunun takip edilmesi,
• Mezun durumuna gelen öğrencilerin (bölüm öğretim planları ile almış oldukları dersler birebir karşılaştırılarak) tespiti ve mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili gerekli işlemlerin yapılması,
• Akademik süreçlere ilişkin birimimize telefon, e-posta ve şahsen ulaşan öğrencilere sözlü ya da yazılı olarak gerekli bilgilendirmelerin yapılması,
• Belirtilen tüm süreçler e-Devlet’e yansıdığından; hatalı mezuniyet ve hatalı kayıt silme işlemleri risk içerdiğinden işlemlerin zamanında ve sağlıklı yürütülebilmesi için gerekli hallerde mesai saati dışında da çalışılması,
• Daire Başkanlığının verdiği diğer işlerin yapılması.

2. Öğrenci Özlük İşlemleri Birimi

• Mezuniyet kararlarının sisteme işlenmesi, mezuniyete hak kazanan öğrencilerin stajlarının kontrol edilmesi ve mezuniyet işlemlerinin yapılması,
• Hazırlıkta başarısız olanların; kurum içi/kurumlar arası yatay geçiş ve kendi isteği gibi nedenlerle kaydı silinecek öğrencilerin tespiti ve gerekli yazışmaların yapılması,
• Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan yetim aylığı alan öğrencilerin öğrenim durumlarının Sosyal Güvenlik Kurumu’na bildirilmesi,
• Kredili Yurtlar Kurumu’ndan burs, öğrenim kredisi ve katkı kredisi alan öğrencilerin öğrenim durumlarının Kredi Yurtlar Kurumu’na bildirilmesi,
• Yatay geçişle gelen öğrencilerin evraklarının geldikleri üniversitelerden yazı ile talep edilmesi ve alındığına ilişkin yazışmaların yapılması,
• Aynı anda iki lisans programında kaydı bulunan öğrencilerin listesinin YÖKSİS üzerinden alınması, öğrencilerin bilgilendirilmesi ve ikinci aynı düzeydeki programdan kaydın silinmesine ilişkin işlemlerin yapılması,
• İzinli sayılma/kayıt dondurma kararlarının otomasyon sistemine işlenmesi,
• Öğrencilerin askerlik işlemlerinin yapılması,
• Mezuniyette dereceye giren öğrencilerin tespiti,
• Öğrencilerin kimlik bilgileri güncelleme işlemlerinin yapılması,
• Akademik süreçlere ilişkin birimimize telefon, e-posta ve şahsen ulaşan öğrencilere sözlü ya da yazılı olarak gerekli bilgilendirmelerin yapılması,
• Daire Başkanlığının verdiği diğer işlerin yapılması.

3. Mezuniyet ve Diploma İşlemleri Birimi

3.1 Mezuniyet İşlemleri

• Diplomaların hazırlanması ve dağıtım sürelerinin takibi,
• Diploma hazırlanırken eksik/hatalı bilgi yazımı veya öğrenci bilgilerinde sonradan yapılan değişiklikler nedeniyle diplomalara şerh düşülmesi işlemlerinin yapılması,
• Diploma kaybı başvurularında mezuniyet yerine geçerli belge hazırlanması veya ikinci kez diploma düzenlenmesi,
• Mimar ve Mühendis Odalarına mezunların bildiriminin yapılması,
• Mezun ve ilişiği kesilen öğrencilerle ilgili kurum/kuruluşlardan gelen yazıların incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi (KYK, SGK’ya öğrenim durumu bildirimi, diploma teyidi, mezun bilgisi sorgulanması vb.),
• Yatay geçişle üniversitemizden ayrılan öğrencilere ait dosyaların ilgili üniversitelere gönderilmesi,
• Mezun ve kaydı silik öğrencilerden gelen dilekçe taleplerinin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,
• Dereceye giren öğrencilere e-posta ve şahsen talepleri doğrultusunda derece belgesi yazısı yazılması,
• İ.D.M.M.A. Kadıköy, Işık, Vatan, Galatasaray Yüksek Okulları ile Kocaeli Mühendislik Fakültesinin bağlı olduğu döneme ilişkin öğrenci yazışmaları; diplomalarının takibi; diploma yerine geçerli belge ve transkript düzenlenmesi,
• Yurtdışı WES başvuruları için e-posta üzerinden gelen evrakların talepler doğrultusunda sisteme yüklenmesi,
• Diploma basım yoğunluğunun olduğu dönemlerde öğrencilerin mağdur olmamaları adına gerekli hallerde mesai saati dışında diploma basımı ve dosya yerleştirmesinin yapılması,
• Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı birimlerin evraklarının gerekli yerlere gönderilmesi.

3.2 Diploma İşlemleri – Arşiv

• Hazırlanan diplomaların tesliminin yapılması,
• Lisans, yüksek lisans ve doktora mezunları için diploma eki hazırlanması, kontrolü ve tesliminin yapılması,
• Öğrenci dosyalarının arşivden çıkartılması,
• YÖKSİS bilgi güncellenmesi talebi olan eski mezunların güncelleme işlemlerinin yapılması,
• Yeni mezun veren programların diploma eki belgesinin sistemde entegre edilmesi için gerekli yazışmaların yapılması,
• Diploması hazır olan öğrencilerin listesinin hazırlanarak web sayfasında duyurulması,
• 1997 yılı öncesi mezun öğrencilere transkript verilmesi,
• Arşivleme işlemlerinin yapılması ve arşivin düzenlenmesi,
• Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin ilişik kesme sürecinin takip edilmesi,
• Diploma ve diploma eki belgelerine “Aslı Gibidir” onayının yapılması.

4. Yazı İşleri Birimi

• Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı birimler arasında evrak ve bilgi akışı açısından koordinasyonun sağlanması,
• Eğitim-öğretim ile ilgili yönetmelik, yönerge ve esaslara ilişkin Senato kararlarının takibi ve web sayfasında güncellenmesini sağlamak,
• Her yılın lisans kontenjanlarına ilişkin tabloları YÖK tarafından belirlenen kriterlere göre hazırlamak; ilgili birimlere göndermek; geri bildirimlere göre Senatoya sunmak; Senato kararı sonrası kontenjanların YÖKSİS’e ve ÖSYM datasına girilmesi,
• Ek yerleştirme kontenjanlarının ÖSYM’ye bildirilmesi,
• Lisansüstü kontenjanları Enstitülerden gelen verileri birleştirerek Senatoya hazırlamak ve Senato kararı sonrası Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmesini sağlamak,
• İlk kayıt işlemleri organizasyonunun yapılması (süreçler, kayıt kılavuzları, YÖKSİS takibi, BİDB koordinasyonu, web duyuruları),
• Ders kayıtları organizasyonunun yapılması (güz/bahar süreçleri, kayıt kılavuzları ve web duyuruları),
• Yıl içi ve final sınav süreçlerinin organizasyonunun yapılması,
• Eğitim-öğretim yılı sonunda fakülte bazında ders başarı oranlarının sistemden alınarak tablolaştırılması ve fakültelere üst yazı ile gönderilmesi,
• Geçiş, Çift Anadal ve Yan Dal işlemlerine ilişkin organizasyonun yapılması (kılavuzların hazırlanması, duyurular ve ilgili birimlerle iletişim),
• Yaz okulu organizasyonunun yapılması (süreçler, kılavuzlar, duyurular ve ilgili birimlere gönderim),
• Türkiye Burslusu olarak gelen öğrencilerin başarı durumlarının izlenmesi ve ilgili yazışmaların yapılması,
• Başkanlığın mali yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yapılması,
• Web sayfası yönetiminin yapılması,
• YÖK burslarının ödemeleri ile bursiyer çalışma ve başarı durumlarının takibinin yapılması; iade/kullanılmayan tutarların YÖK hesabına iadesinin sağlanması; ilgili yazışmaların usulüne uygun yürütülmesi,
• Öğrencilerin sayısal bilgilerine ilişkin dönem bazlı kapsamlı istatistiklerin hazırlanması,
• Daire Başkanlığı bütçesinin hazırlanması ve kanunlaşan bütçenin uygulanması,
• Daire Başkanlığı stratejik plan, faaliyet raporu, performans programı ve il/ilçe brifing raporlarının hazırlanması,
• Kurum içi/dışı paydaşların öğrenci istatistiklerine ilişkin talep ettiği tabloların hazırlanması ve geri bildirimlerin yapılması,
• Üniversite içi birimler ile üniversite dışı kurum ve kuruluşlarla yazışmaların usulüne uygun yapılması,
• Af Kanunu çıkarılması halinde lisans programı öğrencilerinin başvurularının alınması ve gerekli işlemlerin yapılması,
• Birim personeline ilişkin izin ve rapor işlemlerinin yapılması; PERSİS’e aktarılması ve takibi,
• Öğrenci disiplin cezalarının otomasyon sistemine işlenmesi ve gerekli yazışmaların yapılması,
• Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü taleplerin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,
• Mezun öğrencilere öğrenim belgesi (transkript) verilmesi,
• Mezuniyete hak kazanıp diploması hazırlanma aşamasında olan öğrencilere mezun yazısı verilmesi.

 

Diğer Bağlı Birimlerin Yetki, Görev ve Sorumlulukları

Uluslararası Öğrenci Birimi

• Uluslararası öğrencilerin başvuru, kayıt ve öğrenci özlük işlemlerinin yürütülmesi ve takibinin yapılması,
• Öğrenci ve uluslararası öğrenci alımına ilişkin bilgi taleplerinin karşılanması (şahsen, e-posta, telefon),
• Başvuruların alınması, değerlendirme ve kayıt işlemlerinin yapılması,
• Eksik kayıt belgelerinin takibinin yapılması,
• TÖMER belgelerinin OBS’ye işlenmesi ve dosyalanması,
• Öğrencilere geçici kimlik numarası verilmesi,
• İkamet kartı alan öğrencilerin YU numaralarının sisteme girilmesi ve YÖKSİS’e gönderilmesi,
• İYS sınavına girecek öğrencilerin listelerinin hazırlanarak YDYO’ya gönderilmesi,
• Uluslararası lisans ve lisansüstü öğrencilerinin ikamet işlemlerinin takibi (ilk kez başvuru/uzatma):
  • Bilgi taleplerinin karşılanması (şahsen, e-posta, telefon),
  • Başvuru dosyalarının posta veya elden teslim alınması,
  • Başvuru dosyalarının listelenmesi,
  • Dosyaların ayda bir kez elden göç idaresine liste ile teslim edilmesi.

Otomasyon Destek ve Veri Analizi Birimi

• OBS otomasyon sistemi ile ilgili idari personel, akademik personel ve öğrencilerden gelen taleplerin e-posta/telefon/şahsen karşılanması,
• OBS sisteminde güz ve bahar yarıyıllarına ilişkin dönem kurallarının takip edilmesi ve uygulanması,
• OBS üzerinden online başvuruların kurallarının tanımlanması ve başvuruların takibi,
• OBS üzerinde idari görevi bulunan akademik/idari personelin görev ve yetki bilgilerinin güncel tutulması; yeni personelin sisteme eklenmesi ve yetkilerinin düzenlenmesi,
• Öğrencilerin sayısal bilgilerine ilişkin dönem bazlı kapsamlı istatistiklerin hazırlanması,
• Kurum içi/dışı paydaşların öğrenci istatistikleri ve öğrenci bilgilerine ilişkin veri taleplerinin hazırlanarak geri bildirim yapılması,
• Daire Başkanlığının ve Eğitim-Öğretim Rektör Yardımcılığının verdiği diğer işlerin yapılması.

Taşınır Kayıt-Kontrol İşlemleri

• Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ait taşınır işlemlerinin yürütülmesi,
• Başkanlığın ihtiyaçlarının belirlenmesi ve satın alma işlemlerinin yapılması,
• Bakım-onarım, temizlik, tabela yazım, basım ve taşıt ihtiyaçlarının belirlenmesi ve kurum içi birimler vasıtasıyla yaptırılması.