Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Yapılan İşler

YILDIZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

 

Birimin Kuruluş Kanunu:

 

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yıldız Üniversitesi ile birlikte, 28.03.1983 tarihli 2809 sayılı “Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Hakkında 41 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulüne Dair Kanun” ve 07.10.1983 tarih ve 124 sayılı “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” hükümlerine dayanılarak kurulmuştur.

 

Yetki, Görev ve Sorumluluklar:

 

Yıldız Teknik Üniversitesi lisans öğrencilerinin kayıt organizasyonu, ders kayıt organizasyonu, not, askerlik vb. öğrencilik işlemleri ile mezun durumuna gelen öğrencilerin tespiti, tüm programlardan mezun olan öğrencilerin diplomalarının hazırlanması, teslimi ve ilişik kesme işlemleri merkezi olarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca yapılmaktadır. Lisansüstü öğrencilerinin tüm öğrencilik işlemleri Enstitü Müdürlüklerince, Ön lisans öğrencilerinin öğrencilik işlemleri Yüksekokul Müdürlüklerince yürütülmektedir.

 

Daire Başkanlığının Görev ve Sorumlulukları:

 

  • Kurum içi ve Kurum dışında Daire Başkanlığını temsil etmek,
  • Daire Başkanlığının Harcama Yetkilisi Görevini yürütmek,
  • Başkanlığa bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlamak ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek,
  • Başkanlığa bağlı birimler tarafından ilgili mevzuat uyarınca yapılması gereken işleri kontrol etmek ve Faaliyet Raporlarını istemek,
  • Daire Başkanlığına gelen evrakın ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak,
  • Akademik Takvim organizasyonunu yapmak,
  • Eğitim Öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,
  • Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanmasını sağlamak,
  • Başkanlığın her türlü taşınır mal işlemlerini yaptırmak,
  • Daire Başkanlığının Stratejik Planını, Faaliyet Raporlarını ve Brifing dosyasını hazırlatmak ve üst yönetime sunmak,
  • Daire Başkanlığının bütçesini hazırlatmak ve üst yönetimin onayına sunmak,
  • Başkanlığın kanunlaşan bütçesinin uygulanmasını sağlamak,
  • Başkanlığın Mali Yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yapılmasını sağlamak,
  • Üst Yönetim ve Genel Sekreterlik tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,
  • Kalite Yönetim Sistemi kapsamında gerekli çalışmaların organizasyonu ve takibini yapmak, İç Denetimlerde ve Dış denetimlerde Denetçiye eşlik etmek istenilen bilgileri denetçiye sunmak)

 

Bağlı Birimlerin Yetki Görev ve Sorumlulukları

 

  1. Öğrenci Not İşlemleri Birimi

 

  • Bölüm öğretim planlarının otomasyon sistemine girilmesi ve kontrolü,
  • Senato ile kabul edilen yeni lisans derslerinin sisteme girilmesi ve kontrolü,
  • Öğrencilerin intibak işlemlerine ilişkin Fakülte yönetim kurulları kararı ile bildirilen intibak formlarındaki işlemlerin ilgili yönergeye uygunluğunun ve sınıf intibaklarının kontrol edilmesi,
  • Öğrencilerin intibak çizelgelerinin eğitim planlarına uygunluğunun ve otomasyon sistemine girişlerinin kontrolü,
  • Çift Anadal, Yan Dal, Mühendislik Tamamlama ve Azami Öğrenim Sürelerini Tamamlayan öğrencilerinin durumunun takip edilmesi,
  • Mezun durumuna gelen öğrencilerin (bölüm öğretim planları ile almış oldukları dersler birebir karşılaştırarak) tespiti ve mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili gerekli işlemlerin yapılması,
  • Akademik süreçlere ilişkin Birimimize telefon, e-posta ve şahsen ulaşan öğrencilere sözlü ya da yazılı olarak gerekli bilgilendirmelerin yapılması,
  • Belirtilen tüm süreçler e-Devlet’e yansıdığından hatalı mezuniyet, hatalı kayıt silme işlemleri risk içerdiğinden İşlemlerin zamanında ve daha sağlıklı yürütülebilmesi ve aksamaması için mesai saati dışında da çalışılması,
  • Akademik süreçlere ilişkin Birimimize telefon, e-posta ve şahsen ulaşan öğrencilere sözlü ya da yazılı olarak gerekli bilgilendirmelerin yapılması,
  • Daire Başkanlığı’nın verdiği diğer işlerin yapılması.

 

2. Öğrenci Özlük İşlemleri Birimi

      

  • Mezuniyet kararlarının sisteme işlenmesi, mezuniyete hak kazanan öğrencilerin stajlarının kontrol edilmesi ve mezuniyet işlemlerinin yapılması,
  • Hazırlıkta başarısız olanların, kurum içi, kurumlar arası yatay geçiş ve kendi isteği gibi nedenler ile kaydı silinecek öğrencilerin tespiti ve gerekli yazışmaların yapılması,
  • Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan yetim aylığı alan öğrencilerin öğrenim durumlarının Sosyal Güvenlik Kurumu’na bildirilmesi,
  • Kredili Yurtlar Kurumu’ndan burs, öğrenim kredisi ve katkı kredisi alan öğrencilerin öğrenim durumlarının Kredi Yurtlar Kurumu’na bildirilmesi,
  • Yatay geçişle gelen öğrencilerin evraklarının geldikleri üniversitelerden yazı ile talep edilmesi ve alındığına ilişkin yazışmaların yapılması,
  • Aynı anda iki lisans programında kaydı bulunan öğrencilerin listesinin YÖKSİS üzerinden alınması ve öğrencilerin bilgilendirilmesi, Bu durumda olan öğrencilerin ikinci aynı düzeydeki programdan kaydının silinmesi için gerekli işlemlerin yapılması,
  • İzinli sayılma/kayıt dondurma kararlarının otomasyon sistemine işlenmesi,
  • Öğrencilerin Askerlik İşlemlerinin yapılması,
  • Mezuniyette dereceye giren öğrencilerin tespiti,
  • Öğrencilerin kimlik bilgileri güncelleme işlemlerinin yapılması,
  • Akademik süreçlere ilişkin Birimimize telefon, e-posta ve şahsen ulaşan öğrencilere sözlü ya da yazılı olarak gerekli bilgilendirmelerin yapılması,
  • Daire Başkanlığı’nın verdiği diğer işlerin yapılması.

 

3. Mezuniyet ve Diploma İşlemleri Birimi

 

3.1 Mezuniyet İşlemleri Birimi

 

  • Diplomaların hazırlanması ve dağıtım sürelerinin takibi,
  • Diploma hazırlanırken bilgilerin eksik hatalı yazılımı veya öğrenci bilgilerinde sonradan yapılmış olan değişiklikler nedeniyle diplomalara şerh düşülme işleminin yapılması,
  • Diploma kaybı başvurularında mezuniyet yerine geçerli belge hazırlanması veya ikinci kez diploma düzenlenmesi,
  • Mimar ve Mühendis Odalarına mezunların bildiriminin yapılması,
  • Mezun ve ilişiği kesilen öğrencilerle ilgili kurum ve kuruluşlardan gelen yazıların incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,· (KYK,SGK'ya öğrenim durumu bildirimi, diploma teyidi, mezun bilgisi sorgulanması vs.)
  • Yatay Geçişle üniversitemizden ayrılan öğrencilere ait dosyaların ilgili üniversitelere gönderilmesi,
  • Mezun ve kaydı silik öğrencilerden gelen dilekçe taleplerinin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,
  • Dereceye giren öğrencilere e-mail ve şahsen talepleri doğrultusunda derece belgesi yazısı yazılması,
  • İ.D.M.M.A Kadıköy, Işık, Vatan, Galatasaray Yüksek Okulları ile Kocaeli Mühendislik Fakültesinin bize bağlı olduğu dönemde kayıtlı olan öğrenciler ile ilgili yazışmalar, diplomalarının takibi, diploma yerine geçerli belge ve transkript (Not kartlarından) düzenlemesi,
  • Yurtdışı WES başvuruları için e-mail üzerinden gelen evrakların talepler doğrultusunda sisteme yüklenmesi,
  • Diploma basım yoğunluğunun olduğu dönemlerinde öğrencilerin mağdur olmamaları adına mesai saati dışında diploma basımı ve dosya yerleştirmesinin yapılması,
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı birimlerin evraklarının gerekli yerlere gönderilmesi.

 

3.2 Diploma İşlemleri Birimi – Arşiv

 

  • Hazırlanan diplomaların tesliminin yapılması,
  • Lisans, yüksek lisans, doktora mezunları için Diploma Eki hazırlanması, kontrolünün ve tesliminin yapılması,
  • Öğrenci dosyalarının arşivden çıkartılması,
  • YÖKSİS Bilgi güncellenmesi talebi olan eski mezunların güncelleme işlemlerinin yapılması,
  • Yeni mezun veren programların diploma eki belgesinin sistemde entegre edilmesi ile ilgili yazışmaların yapılması,
  • Diploması hazır olan öğrencilerin listesinin hazırlanarak web sayfasında öğrencilere duyurulması,
  • 1997 yılı öncesi mezun öğrencilere transkript verilmesi,
  • Arşivleme işlemlerinin yapılması ve arşivin düzenlenmesi,
  • Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin ilişik kesme sürecinin takip edilmesi,
  • Diploma ve Diploma Eki Belgelerine “Aslı Gibidir” onayının yapılması,

 

4. Yazı İşleri Birimi

 

  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı birimler arasında evrak ve bilgi akışı açısından koordinasyonun sağlanması,
  • Eğitim-Öğretim ile ilgili Yönetmelik, Yönerge ve Esasların Senato kararlarını takip etmek ve web sayfasında güncellenmesini sağlamak,
  • Her yılın Lisans Kontenjanlarına ilişkin (ÖSYM Lisans, Özel Yetenek, Kurum içi Yatay Geçiş, Dikey Geçiş, Kurumlararası Yatay Geçiş, Merkezi Yerleştirme Puanı ile Yatay Geçiş, Çift Anadal) tabloları YÖK tarafından belirlenen kriterlere göre hazırlamak, ilgili birimlere göndermek, alınan geri bildirimlere göre kontenjanların Senatoya sunulmasını sağlamak, Senato kararının alınmasından sonra kontenjanların YÖKSİS’e ve ÖSYM datasına girilmesi,
  • Ek Yerleştirme kontenjanlarının ÖSYM’ye bildirilmesi.
  • Lisansüstü kontenjanları (Enstitülerden gelen kontenjanları birleştirerek Senatoya hazırlamak ve Senato kararı alındıktan sonra Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmesini sağlamak),
  • İlk kayıt İşlemleri organizasyonunun yapılması (Süreçler, kayıt kılavuzlarının hazırlanması, Yerleşen öğrencilerin (LYS, DGS, Mühendislik Tamamlama) YÖKSİS üzerinden takibi, BİDB ile Koordinasyonun sağlanması, Numara verilen öğrencilerin kılavuzlarla birlikte web sayfasında duyurulması),
  • Ders kayıtları organizasyonunun yapılması (Süreçler, kayıt kılavuzlarının hazırlanması Güz ve Bahar yarıyılları için bu işlemlerin yapılması, web sayfasında duyurulması),
  • Yıl içi ve final sınav süreçlerinin organizasyonunun yapılması (Süreçlerin hazırlanması, servis dersleri komisyonundan gelen takvimin düzenlenmesi ve süreçler ekinde Bölüm Başkanlıklarına gönderilmesi),
  • Eğitim öğretim yılı sonunda fakülte bazında ders başarı oranlarının sistemden çekilerek tablolaştırılıp fakültelere üst yazı ile gönderilmesi,
  • Geçiş ve Çift Anadal ve Yan Dal işlemlerine ilişkin organizasyonun yapılması (Süreçler, başvuru ve kayıt kılavuzlarının hazırlanması, öğrenciler için web sayfasında duyurulması, Fakülte Dekanlıkları ve Bölümlere kılavuzların e-posta ile gönderilmesi ve gerekli duyuruların yapılması),
  • Yaz Okulu organizasyonunun yapılması (Süreçler, kayıt kılavuzlarının hazırlanması, kılavuzların öğrenciler için web sayfasında duyurulması, Dekanlıklar ve Bölüm Başkanlıklarına gönderilmesi),
  • Türkiye Burslusu olarak gelen öğrencilerin başarı durumlarının izlenmesi,
  • Türkiye Burslusu olarak gelen ve kendi imkanlarıyla öğrenim gören öğrencilerle ilgili yazışmaların yapılması,
  • Başkanlığın mali yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yapılması,
  • Web sayfası yönetiminin yapılması.
  • YÖK Burslarının (Destek Lisans Bursu ve YÖK 100/2000 Doktora Bursu) burs ödemelerinin, bursiyer çalışma ve başarı durumlarının takibinin yapılması. Öğrencilerden iade alınan veya kullanılmayan burs tutarlarının YÖK hesabına iadesinin sağlanması. YÖK bursları ile ilgili YÖK ve diğer kurum ve kuruluşlarla tüm yazışmaların usulüne uygun yapılması.
  • Öğrencilerin sayısal bilgilerine ilişkin güz ve bahar dönemleri itibariyle kapsamlı istatistiklerin hazırlanması,
  • Daire Başkanlığı bütçesinin hazırlanması ve kanunlaşan bütçenin uygulanması,
  • Daire Başkanlığı stratejik plan, faaliyet raporu, performans programı ve il/ilçe brifing raporlarının hazırlanması,
  • Kurum içi ve kurum dışı paydaşların öğrenci istatistiklerine ilişkin doldurulmasını istedikleri tabloların hazırlanarak geri bildirimin yapılması,
  • Üniversite içi birimler ile üniversite dışı kurum ve kuruluşlarla yazışmaların usulüne uygun yapılması,
  • Af Kanunu çıkarılması halinde Lisans programı öğrencilerinin başvurularının alınması ve gerekli işlemlerin yapılması,
  • Birim personeline ilişkin izin ve rapor işlemlerinin yapılması, PERSİS’e aktarılması ve takibi,
  • Öğrenci disiplin cezalarının Üniversitemizin otomasyon sistemine işlenmesi ve gerekli yazışmaların yapılması,
  • Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü taleplerin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,
  • Mezun öğrencilere öğrenim belgesi (transkript) verilmesi,
  • Mezuniyete hak kazanıp diploması hazırlanma aşamasında olan öğrencilere mezun yazısı verilmesi.

 

Diğer Bağlı Birimlerin Yetki Görev ve Sorumlulukları

 

Uluslararası Öğrenci Birimi

 

  • Uluslararası Öğrencilerin Başvuru, Kayıt ve Öğrenci Özlük İşlemleri ile takibinin yapılması
  • Öğrenci ve tüm uluslararası öğrenci alımına ilişkin bilgi taleplerinin karşılanması, (şahsen, e-posta, telefon)
  • Başvuruların alınması, değerlendirme ve kayıt işlemlerinin yapılması,
  • Eksik kayıt belgelerinin takibinin yapılması,
  • TÖMER belgelerinin OBS’ye işlenmesi ve dosyalanması,
  • Öğrencilere geçici kimlik numarası verilmesi,
  • İkamet kartı alan öğrencilerin YU numaralarının sisteme girilmesi ve YÖKSİS’e gönderilmesi,
  • İYS sınavına girecek öğrencilerin listelerinin hazırlanarak YDYO’na gönderilmesi.
  • Uluslararası Lisans ve Lisansüstü Öğrencilerinin İkamet işlemleri ile takibinin yapılması (İlk Kez Başvuru-Uzatma Başvurusu)
    • Öğrencilerin bilgi taleplerinin karşılanması (şahsen, e-posta, telefon),
    • Başvuru dosyalarının posta veya elden teslim alınması,
    • Başvuru dosyalarının listelenmesi,
    • Dosyaların ayda bir kez elden göç idaresine liste ile teslim edilmesi.

 

Otomasyon Destek ve Veri Analizi Birimi

 

  • OBS Otomasyon sistemi ile ilgili idari personel, akademik personel ve öğrencilerden gelen taleplerin e-posta, şahsen ve telefon ile karşılanması,
  • OBS Sisteminde Güz ve Bahar yarıyıllarına ilişkin dönem kurallarının takip edilmesi ve uygulanması,
  • OBS sistemi üzerinden online başvuruların kurallarının tanımlanması, başvuruların takip edilmesi ve başvurulara ilişkin e-posta, şahsen ve telefon ile taleplerin karşılanması,
  • OBS üzerinde idari görevi bulunan akademik ve idari personelin görev ve yetki bilgilerinin güncel tutulması, yeni personelin sisteme eklenmesi ve yetkilerinin düzenlenmesi,
  • Öğrencilerin sayısal bilgilerine ilişkin güz ve bahar dönemleri itibariyle kapsamlı istatistiklerin hazırlanması,
  • Kurum içi ve kurum dışı paydaşların öğrenci istatistikleri ve öğrenci bilgilerine ilişkin verilerin hazırlanarak geri bildirimin yapılması,
  • Daire Başkanlığı’nın ve Eğitim-Öğretim Rektör Yardımcılığı’nın verdiği diğer işlerin yapılması.

 

Taşınır Kayıt-Kontrol İşlemleri

 

  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na ait taşınır işlemlerinin yürütülmesi,
  • Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarının belirlenmesi ve satın alma işlemlerinin yapılması,
  • Başkanlığın her türlü bakım-onarım, temizlik, tabela yazım, basım ve taşıt ihtiyaçlarının belirlenmesi ve kurum içi birimler vasıtasıyla yaptırılması.